Wie man eine Rechnung aus einer Anzahlungsrechnung erstellt
Was bedeutet die Verknüpfung von Abschlagsrechnung und Steuerbeleg?
Eine Abschlagsrechnung ist an sich kein Steuerbeleg – sie dient lediglich als Zahlungsaufforderung für die Anzahlung. Erst nach deren Bezahlung stellen Sie die Endrechnung (Steuerbeleg) aus, die die Anzahlung abzieht und den Restbetrag begleicht.
In Online-Rechnung sind beide Belege verknüpft. Die Endrechnung erstellen Sie direkt aus dem Detail der Anzahlungsrechnung – die Anwendung füllt automatisch die Positionen aus, notiert die Nummer der Anzahlungsrechnung und zieht die bezahlte Anzahlung von der Gesamtbetrags ab.
Die Verknüpfung gilt auch in der Liste der Rechnungen – die Anzahlung und Endrechnung sehen Sie zusammengefasst als eine Einheit. Im Detail jedes Belegs finden Sie im rechten Bereich einen Link zum anderen.
1. Erstellen Sie eine Anzahlungsrechnung
Eine Anzahlungsrechnung erstellen Sie wie jede andere Rechnung – klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung ausstellen und wählen Sie als Dokumenttyp Anzahlungsrechnung. Füllen Sie den Kunden, die Positionen und die Fälligkeit aus. Sobald der Kunde die Anzahlung geleistet hat, markieren Sie die Anzahlungsrechnung als Bezahlt – und Sie können zum nächsten Schritt übergehen.
2. Öffnen Sie das Detail der Anzahlungsrechnung und klicken Sie auf „Rechnung erstellen“
In der Sektion Erstellte Rechnungen klicken Sie auf die Nummer der Anzahlungsrechnung und öffnen deren Detail. In der oberen Leiste finden Sie die Schaltfläche Rechnung erstellen. Durch Klicken öffnet sich automatisch ein Formular für eine neue Rechnung mit vorausgefüllten Daten.
3. Überprüfen Sie den vorausgefüllten Steuerbeleg
Die App bereitet die Rechnung automatisch mit diesen Daten vor:
Dokumenttyp: Rechnung mit USt
Kunde und alle anderen Daten: aus der Anzahlungsrechnung übernommen
Positionen: ursprüngliche Position aus der Anzahlung + Zeile mit Abzug der Anzahlung
Anmerkung: automatisch ausgefüllt als „Steuerbeleg zur Anzahlungsrechnung Nr. [Nummer]“
Wenn Sie weitere Positionen hinzufügen müssen (z.B. Nachzahlung für zusätzliche Arbeiten), klicken Sie auf Position hinzufügen und ergänzen Sie diese.
Am unteren Rand des Formulars sehen Sie die übersichtliche Berechnung:
Gesamt mit USt – Gesamter Wert der Leistung
Bezahlte Anzahlung – Betrag, der von der Anzahlungsrechnung abgezogen wird
Gesamt zu zahlen – verbleibende Nachzahlung (oder 0 €, wenn die Anzahlung alles abdeckt)
Sobald Sie alles überprüft haben, klicken Sie auf Ausstellen und herunterladen, Ausstellen und senden oder Entwurf speichern.
Wie sehen die verknüpften Belege in der Liste aus?
Nach Ausstellung finden Sie beide Belege zusammen in der Sektion Erstellte Rechnungen – die Endrechnung wird als übergeordnet angezeigt und die Anzahlungsrechnung darunter als verknüpftes Dokument.
Durch Klicken auf das Detail der Endrechnung sehen Sie im rechten Bereich die Sektion Verwandte Dokumente mit dem Link zur ursprünglichen Anzahlungsrechnung – und umgekehrt.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich zu einer Abschlagsrechnung mehrere Rechnungen erstellen?
Nein, zu einer Abschlagsrechnung kann genau ein Steuerdokument erstellt werden. Wenn Sie mehrere Leistungen nacheinander abrechnen möchten, stellen Sie für jede davon eine separate Abschlagsrechnung aus.
Was ist, wenn die Anzahlung nur einen Teil des Gesamtbetrags gedeckt hat?
In diesem Fall wird die Anzahlung in der Berechnung als abgezogener Betrag angezeigt und „Gesamtbetrag fällig" enthält den verbleibenden Restbetrag. Der Kunde zahlt dann nur die Differenz.
Muss ich die Abschlagsrechnung vor der Rechnungserstellung als bezahlt markieren?
Die Markierung als bezahlt ist nicht verpflichtend, wir empfehlen dieses Vorgehen jedoch ausdrücklich. So behalten Sie den Überblick über den Zahlungsstatus und beide Dokumente erhalten den korrekten Status.
Wird die Verknüpfung der Dokumente auch auf der Rechnung angezeigt, die der Kunde erhält?
Ja. In den Positionen des abschließenden Steuerdokuments wird automatisch eine Zeile mit dem Abzug der Anzahlung samt der Nummer der Abschlagsrechnung angezeigt – der Kunde sieht übersichtlich, was im Voraus bezahlt wurde und was gegebenenfalls noch zu begleichen ist.