Mehrere Firmen unter einem Login: Firmen hinzufügen, wechseln und zusammenlegen
So funktioniert es: ein Login, mehrere Firmen
Bei OnlineRechnung melden Sie sich mit E-Mail und Passwort an. Das nennen wir Konto. Unter einem Konto können Sie eine oder mehrere Firmen haben, zum Beispiel ein EPU (Ein-Personen-Unternehmen) und dazu eine GmbH. Jede Firma ist ein eigener Bereich mit eigenen Rechnungen, zwischen den Firmen wechseln Sie im Menü oben rechts.
Anders gesagt: E-Mail und Passwort haben Sie einmal, Firmen so viele, wie Sie brauchen.
Was jede Firma für sich hat
Wenn Sie eine zweite Firma hinzufügen, bekommt sie einen eigenen Bereich. Nichts vermischt sich mit der ersten Firma:
Rechnungen und ihre Nummerierungen
die Bankverbindung, die auf der Rechnung gedruckt wird
Logo und Stempel, Vorlage und Texte der Rechnung
Rechnungsadresse und Angaben zum Aussteller
Übersichten für Umsatzsteuer und Einkommensteuer
Benutzer, die Sie in die Firma einladen
Tarif
Gemeinsam für alle Firmen ist nur die Anmeldung: E-Mail, Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
So fügen Sie eine Firma hinzu
Klicken Sie oben rechts auf den Firmennamen. Das Menü öffnet sich.
Klicken Sie neben der Überschrift Meine Firmen auf Firma hinzufügen.
Es öffnet sich ein Fenster mit Reitern. Wählen Sie den, der zu Ihrer Situation passt:
Ich lege eine Firma an, die bei uns noch keine Rechnungen hat → Neue Firma erstellen
Ich habe bei uns schon ein zweites Konto unter einer anderen E-Mail → Bestehendes Konto verbinden
Ich habe aus einem Konto für mehrere UID-Nummern fakturiert → Nach Lieferant aufteilen
Den dritten Reiter sehen Sie nur, wenn Ihr Konto Rechnungen enthält, die für mehr als einen Lieferanten (UID-Nummer bzw. Steuernummer) ausgestellt wurden. Sind alle Ihre Rechnungen für einen Lieferanten, sehen Sie nur die ersten zwei Reiter.
[SCREENSHOT firma-hinzufuegen-reiter.png]
A) Neue Firma erstellen
Geben Sie Firmennamen, UID-Nummer oder Steuernummer und Adresse ein.
Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Firma erstellen.
Klicken Sie im Willkommensfenster auf Loslegen.
Eine neue Firma beginnt leer. Die Rechnungen Ihrer ersten Firma sehen Sie hier nicht; sie bleiben dort, wo sie ausgestellt wurden.
B) Bestehendes Konto verbinden
Für den Fall, dass Sie sich bisher mit zwei E-Mail-Adressen angemeldet haben, zum Beispiel einer für das EPU und einer für die GmbH.
Geben Sie E-Mail und Passwort des anderen Kontos ein, also des Kontos, das Sie verbinden möchten. Nicht des Kontos, in dem Sie gerade sind.
Klicken Sie auf Beim Konto anmelden.
[SCREENSHOT bestehendes-konto-verbinden.png]
Die Firmen des verbundenen Kontos erscheinen in der Liste Meine Firmen, samt Rechnungen, Einstellungen und Tarif. Sie werden ihr Eigentümer. Die bisherige Anmeldung bleibt als Mitglied erhalten, Sie erreichen die Firmen also weiterhin auch mit der zweiten E-Mail.
C) Nach Lieferant aufteilen
Für den Fall, dass Sie aus einem Konto Rechnungen für verschiedene Lieferanten (verschiedene UID-Nummern bzw. Steuernummern) ausgestellt haben. Die Anwendung erkennt sie und verschiebt die Rechnungen jedes Lieferanten in eine eigene Firma.
In der Liste sehen Sie die Lieferanten aus Ihren Rechnungen, jeweils mit Kennnummer und Anzahl der Rechnungen. Haken Sie die an, die Sie abtrennen möchten, in eine neue Firma. Nicht angehakte bleiben samt Rechnungen in der aktuellen Firma.
Klicken Sie auf In neue Firmen aufteilen.
[SCREENSHOT nach-lieferant-aufteilen.png]
Prüfen Sie die Zusammenfassung, welche Firmen angelegt und wie viele Rechnungen dorthin verschoben werden, und bestätigen Sie mit Ja, aufteilen.
[SCREENSHOT aufteilen-bestaetigung.png]
Für jeden ausgewählten Lieferanten entsteht eine neue Firma mit seinen Rechnungen. Die Kunden auf diesen Rechnungen wandern mit. Ausgaben bleiben in der ursprünglichen Firma.
Jede neue Firma, egal auf welchem Weg sie entsteht, hat ihren eigenen Tarif und startet mit 5 Wochen Premium kostenlos. Sie sind nicht sicher, welche Variante Ihre ist? Schreiben Sie an [email protected], wie Sie heute Rechnungen ausstellen, und wir beraten Sie.
So wechseln Sie die Firma
Klicken Sie oben rechts auf den Firmennamen und wählen Sie in der Liste Meine Firmen die Firma, in der Sie arbeiten möchten. Sie bleiben auf derselben Seite, nur Rechnungen, Einstellungen und Tarif wechseln. Abmelden müssen Sie sich nicht.
Die Firma, in der Sie gerade sind, ist in der Liste hervorgehoben. Bei den anderen sehen Sie den Tarifstatus: Aktiv oder Tarif abgelaufen. Wenn Sie mit der Maus über das Label fahren, erscheint das Datum, bis wann der Tarif gilt oder wann er abgelaufen ist.
Standardfirma und Umbenennen
Nach der Anmeldung starten Sie immer in der Standardfirma, erkennbar am Haus-Symbol. Ändern können Sie sie am Computer: Fahren Sie mit der Maus über die Zeile der Firma und klicken Sie auf Als Standard festlegen.
Den Namen in der Liste können Sie anpassen, zum Beispiel in „Freiberuflich“ und „Shop“, damit Sie den Überblick behalten. Fahren Sie über die Zeile der Firma, klicken Sie auf das Stift-Symbol, geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen Sie mit dem Häkchen. Es ändert sich nur der Name im Menü, die Angaben auf den Rechnungen bleiben gleich.
Auf dem Smartphone gibt es Umbenennen und Standardfirma ändern nicht; beides erledigen Sie am Computer.
Einstellungen: was zur Firma gehört und was zum Konto
Im Menü gibt es zwei Einträge für Einstellungen, und jeder gilt für etwas anderes:
Firmeneinstellungen: allgemeine Einstellungen, Tarifverwaltung, Rechnungsangaben, E-Mail-Vorlagen, Nummerierungen, Benutzer und Berechtigungen, App-Verknüpfungen. Alles gilt nur für die aktuell ausgewählte Firma; ihr Name steht in der Kopfzeile jedes Fensters.
Mein Konto: Passwort ändern und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Diese gelten für alle Ihre Firmen.
Was es kostet
Jede Firma hat ihren eigenen Tarif, Mini oder Premium, und Sie können sie beliebig kombinieren. Der Tarif einer Firma beeinflusst die anderen nicht: Wenn Sie bei einer auf Premium wechseln oder sie auslaufen lassen, läuft die andere unverändert weiter.
Neue Firma: 5 Wochen Premium kostenlos
Jede neu hinzugefügte Firma erhält 5 Wochen Premium kostenlos, genau wie bei Ihrer ersten Registrierung. Während der Testphase schicken wir Ihnen zur neuen Firma keine E-Mails. Wir melden uns erst vor Ende der Testphase, und in der E-Mail steht immer, welche Firma gemeint ist, damit Sie wissen, was Sie verlängern.
Rabatt für die zweite und jede weitere Firma
Für die zweite und jede weitere Firma zahlen Sie weniger. Der Rabatt richtet sich nach der Gesamtzahl der Firmen unter Ihrem Login und gilt für jede von ihnen:
2–5 Firmen: 20 % Rabatt auf jede Firma
6–10 Firmen: 30 % Rabatt auf jede Firma
11 und mehr Firmen: individuelles Angebot, sprechen Sie uns an
Der Rabatt gilt jedes Jahr, nicht nur bei der ersten Verlängerung.
Kann ich unter einem Login ein EPU und eine GmbH haben?
Ja. Jede ist eine eigene Firma mit eigenen Rechnungen, Nummerierungen und eigener Bankverbindung. Sie wechseln im Menü oben rechts zwischen ihnen.
Vermischen sich die Rechnungen meiner zwei Firmen?
Nein. Jede Firma hat eigene Rechnungen, Nummerierungen und Steuerübersichten. Auf der Rechnung steht immer die Bankverbindung der Firma, in der Sie sie ausstellen.
Zahlt jede Firma ihren eigenen Tarif?
Ja. Jede Firma hat Mini oder Premium, die Kombination liegt bei Ihnen, und ein Tarifwechsel bei einer Firma beeinflusst die anderen nicht. Für die zweite und weitere Firmen zahlen Sie weniger; den Rabatt richtet der Support ein.
Bekomme ich bei einer neuen Firma wieder eine Testphase?
Ja. Jede hinzugefügte Firma erhält 5 Wochen Premium kostenlos, unabhängig vom Tarif Ihrer anderen Firmen. Während der Testphase schicken wir dazu keine E-Mails; wir schreiben erst vor ihrem Ende.
Wie bekomme ich den Rabatt für die zweite Firma?
Der Rabatt wird in der Bestellung nicht automatisch berechnet. Schreiben Sie an [email protected], und wir richten ihn ein. Er gilt jedes Jahr, nicht nur im ersten.
Der Tarif einer Firma ist abgelaufen. Betrifft das die anderen?
Nein. Jede Firma hat ihren eigenen Tarif und ihr eigenes Enddatum. Die anderen laufen unverändert weiter; Sie verlängern nur die abgelaufene.
Ich habe eine Firma hinzugefügt, sehe darin aber meine Rechnungen nicht.
Eine neue Firma beginnt leer. Rechnungen gehören zu der Firma, in der sie ausgestellt wurden. Wenn Sie bisher aus einem Konto für mehrere UID-Nummern fakturiert haben, nutzen Sie im Fenster Firma hinzufügen den Reiter Nach Lieferant aufteilen; die Rechnungen wandern dann zur richtigen Firma.
Verliere ich Rechnungen, wenn ich mein zweites Konto verbinde?
Nein. Die Firmen des verbundenen Kontos erscheinen in Meine Firmen samt Rechnungen, Einstellungen und Tarif. Die zweite E-Mail bleibt als Mitglied erhalten, Sie können sich also weiterhin damit anmelden.
Ich sehe den Reiter Nach Lieferant aufteilen nicht. Warum?
Der Reiter erscheint nur, wenn Ihr Konto Rechnungen für mehr als einen Lieferanten (UID-Nummer bzw. Steuernummer) enthält. Sind alle Ihre Rechnungen für einen Lieferanten, gibt es nichts aufzuteilen.
Was wird beim Aufteilen nach Lieferant verschoben und was nicht?
In die neue Firma wandern die Rechnungen des gewählten Lieferanten und die Kunden auf diesen Rechnungen. Ausgaben bleiben in der ursprünglichen Firma.
Ich habe die Firmen versehentlich aufgeteilt. Lässt sich das rückgängig machen?
In der Anwendung nicht; Firmen lassen sich nicht wieder zusammenlegen. Schreiben Sie an [email protected], und wir bringen es gemeinsam in Ordnung.
Ich habe eine andere Standardfirma festgelegt, lande nach der Anmeldung aber weiter in der alten.
Die Standardfirma gilt ab der nächsten Anmeldung. Melden Sie sich ab und wieder an.
Ich habe eine Einstellung geändert, und sie gilt nur in einer Firma.
Das ist so gewollt. Firmeneinstellungen gehören zu der Firma, in der Sie sie geändert haben. Nur Passwort und Zwei-Faktor-Authentifizierung gelten für alle Firmen.
