Anleitung für neue Nutzer bei OnlineRechnung
1. Fehler in der Rechnung? Sie können sie bearbeiten
Ein Tippfehler beim Datum, Betrag oder Kundennamen ist schnell passiert. Solange die Rechnung noch nicht versendet oder verbucht ist, passen Sie sie in OnlineRechnung.at einfach an: Öffnen Sie unter Rechnungen die Übersicht Ausgestellte Rechnungen, klicken Sie auf die Rechnungsnummer und oben rechts auf Bearbeiten. Speichern Sie die Änderung und senden Sie die Rechnung bei Bedarf erneut an den Kunden.
2. Dokumenthistorie: der Weg jeder Rechnung
Ein Klick auf die Rechnungsnummer in der Liste Ausgestellte Rechnungen öffnet die Detailansicht. In der rechten Spalte finden Sie unter Downloads die Rechnung, den Einkommensbeleg und den Lieferschein als PDF, darunter die Dokumenthistorie. Sie zeigt:
wann und von wem die Rechnung erstellt wurde,
wann und an wen sie gesendet wurde,
ob die E-Mail zugestellt wurde,
und ob der Empfänger die Rechnung geöffnet hat.
So prüfen Sie jederzeit, ob die Rechnung beim Kunden angekommen ist, ohne in Ihrem Postfach zu suchen.
3. Ereignisse: Ihre Aktivitäten auf einen Blick
Möchten Sie wissen, wann Sie eine Rechnung erstellt, geändert oder versendet haben? Auf der Instrumententafel finden Sie den Bereich Ereignisse. Er listet jede Aktion mit Datum und Uhrzeit auf, zum Beispiel wann ein Dokument erstellt oder die Rechnungserstellung geöffnet wurde. Über die Reiter Alles, Meine Veranstaltungen, Ereignisse anderer und Systemisch filtern Sie die Liste, etwa wenn mehrere Personen mit dem Konto arbeiten.
Bevor Sie regelmäßig Rechnungen ausstellen, nehmen Sie sich ein paar Minuten für die Einstellungen: Klicken Sie rechts oben auf den Namen Ihrer Firma, öffnen Sie die Kontoeinstellungen und stellen Sie eine Testrechnung aus. Das spart Ihnen später Zeit bei jeder echten Rechnung.
4. Rechnungen per E-Mail direkt aus der App versenden
Jede Rechnung schicken Sie direkt aus OnlineRechnung.at an den Kunden: Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf Ausstellen und senden. Der Kunde erhält die Rechnung als PDF, und Sie sehen in der Dokumenthistorie, ob sie zugestellt und geöffnet wurde. Wie der Versand im Detail funktioniert, zeigt die Anleitung Rechnungen via E-Mail aus Österreich versenden.
Vordefinierte E-Mail-Vorlagen
Für den Versand stehen Ihnen vordefinierte E-Mail-Vorlagen bereit, die Sie frei anpassen: eine für die Rechnung, eine für die Zahlungserinnerung und eine für die Dankesnachricht nach dem Zahlungseingang.
📩 Bei Fragen erreichen Sie uns unter [email protected].
Kann ich eine bereits ausgestellte Rechnung noch ändern?
Ja. Öffnen Sie die Rechnung unter Ausgestellte Rechnungen und klicken Sie auf Bearbeiten. Ist die Rechnung schon beim Kunden oder verbucht, stellen Sie stattdessen über die Schaltfläche Gutschrift eine Korrektur aus.
Wo sehe ich, ob der Kunde meine Rechnung geöffnet hat?
In der Detailansicht der Rechnung, rechts unter Dokumenthistorie. Dort steht, wann die E-Mail gesendet, zugestellt und geöffnet wurde.
Was ist der Unterschied zwischen Dokumenthistorie und Ereignissen?
Die Dokumenthistorie zeigt den Verlauf einer einzelnen Rechnung. Die Ereignisse auf der Instrumententafel zeigen alle Aktionen im Konto, über alle Dokumente hinweg.
Wo passe ich den Text der Rechnungs-E-Mail an?
Rechts oben auf den Firmennamen klicken, dann Firmeneinstellungen und E-Mail-Vorlagen. Dort bearbeiten Sie Betreff und Text der Vorlagen für Rechnung, Erinnerung und Danke.
